Форум Белинки

Уважаемые коллеги!
Помогите с написанием пояснительной записки. Делаем замену утерянных книг: составили акт, приложение к нему со списком утерянных и принятых взамен книг, написали ПЗ такого содержания "В связи с утерей книг из фонда читателями был возмещен ущерб в форме замены утерянных документов равноценным. Количество утерянных документов – 94 экз. на сумму 8 581,90 руб., количество принятых взамен утерянных – 94 экз. на сумму 8 581,90 руб.". Бухгалтерия такую ПЗ не принимает, они просят доказать, что книги были утеряны, написать как это произошло, приложить копии читательских формуляров (с персональными данными).
Что можно написать в ПЗ? Расписывать по каждой книге,что с ней случилось? И на сколько правомерно требование бухгалтерии?
Спасибо.

Уважаемые коллеги, добрый день!
Согласно п 5.4. «Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» утвержденного Приказом Министерства Культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 к Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба – финансовый документ о возмещении ущерба).
Все эти положения должны быть подробно прописаны в «Порядке исключения документов из фонда библиотеки …», который должен быть разработан совместно с бухгалтерией и утвержден учредителем. В «Порядке…» можно прописать весь порядок действий при утере книги читателем, например, составляете ли вы Акт на каждую утерянную книгу, или ведете «Тетрадь учета книг принятых взамен утерянных».
В данном случае советуем вам к пояснительной записке приложить копию «Тетради учета книг принятых взамен утерянных», копии читательских формуляров (с персональными данными). Передача копий читательских формуляров в вашу бухгалтерию не является разглашением персональных данных, а, скорее, попадает в раздел «обработка персональных данных».
Советуем так же в будущем делать такие Акты на меньшее количество экземпляров (25 – 30) – быстрее проходят все согласования. В данном случае можете все утерянные книги сгруппировать по причинам утери, например «кража», «наводнение», «пожар», «утеряна в транспорте», «порвана детьми или животными» и т. д. более подробно раскрыть эти причины.
С уважением,
зав. отделом комплектования
и учета фондов
Свердловской областной универсальной
научной библиотеки им. В.Г. Белинского
Позднякова Ольга Леонидовна
т. (343)350-57-26